ISO 14001 Implantacion de un sistema de gestion medioambiental
A) ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES.
Tradicionalmente, la responsabilidad sobre los temas de medio ambiente ha sido asumida por técnicos especializados. La implantación de un sistema de gestión según el modelo ISO 14001 sugiere un nuevo esquema organizativo (idéntico al establecido por ISO 9001) en el que se pone el énfasis en la participación en el sistema de todo el personal, más que en el concurso de grandes especialistas. Requiere el compromiso de todo el personal de la organización.
El SGMA deberá contar con un representante visible, pero las responsabilidades medioambientales no deberían en ningún modo restringirse a esta función. En realidad, la responsabilidad y el compromiso de respeto al medio ambiente deberá iniciarse en los más altos niveles de la organización y se transmitirán a todos los colaboradores. Todo el personal debería rendir cuentas sobre su área de actividad específica, lo cual incluye evidentemente a los mandos intermedios y los operarios de base.
Si la organización ya ha implantado un sistema de gestión de la calidad según el modelo ISO 9001, el responsable de calidad puede ser un candidato para asumir la responsabilidad global del SGMA, siempre que haya recibido una formación complementaria. Su familiaridad con la metodología ISO lo convierte en la figura ideal para aglutinar las funciones de calidad y medio ambiente en una sola persona.
Las funciones específicas sobre medio ambiente a definir pueden ser las siguientes:
• Coordinar el desarrollo y control de documentos del SGMA.
• Mantener informada a la Dirección sobre el funcionamiento del SGMA.
• Garantizar la mejora continua del SGMA.
• Dirigir el día a día de las cuestiones ambientales.
• Realizar un seguimiento de la actuación medioambiental.
• Asegurar el cumplimiento de la legislación.
• Otras funciones que deberán ser definidas y documentadas son:
• Desarrollar la política medioambiental.
• Fijar objetivos y metas.
• Formación y sensibilización sobre medio ambiente.
• Identificar expectativas ambientales de los clientes.
• Determinar la actuación medioambiental de los proveedores.
Con la implementación del SGMA deberá iniciarse una mayor implicación y compromiso de todos los departamentos hacia el medio ambiente. Ciertas responsabilidades deberán recaer sobre personas o departamentos que tradicionalmente no las solían considerar como propias.
En determinadas organizaciones de transporte de pequeñas dimensiones esta división departamental no existe. El personal en este tipo de organizaciones suele estar volcado mayoritariamente en la realización de los servicios de transporte y el resto de funciones (compras, finanzas, RR.HH., etc.) son realizadas por los propietarios, que actúan a su vez como directivos. Esta flexibilidad en la estructura puede favorecer la implantación de un SGMA, pero el enfoque tendrá que ser muy práctico y nada burocrático. Un asesoramiento experimentado y bien orientado puede favorecer el éxito del proceso.
Puntos obligatorios:
- Definir y documentar funciones, responsabilidades y autoridad sobre medio ambiente.
- Definir recursos humanos, financieros y tecnológicos esenciales, requiere que la dirección asegure recursos para establecer, implementar, mantener y mejorar el SGMA y no solamente para la implementación y control.
- Nombrar uno o más representantes del SGMA cuyas funciones serán:
- Asegurar que el SGMA está establecido e implantado conforme a los requisitos.
- Informar a la Dirección para optimizar el funcionamiento del SGMA.
Recomendaciones prácticas:
- Deberían establecerse las responsabilidades a todos los niveles de la organización.
- No es obligatorio (a menudo tampoco es necesario) crear un nuevo departamento.
- En muchas organizaciones el responsable de calidad o el de seguridad y salud puede asumir la responsabilidad general sobre el SGMA.
- Incluir funciones ambientales en las descripciones de puestos de trabajo.
B) FORMACIÓN Y COMPETENCIA PROFESIONAL.
La formación que sugiere la norma ISO 14001 no puede considerarse un mero trámite. Para que los empleados participen en la mejora del medio ambiente y puedan responder a los problemas o anticiparse a ellos, necesitarán asumir algunos conceptos y adquirir nuevas habilidades. En este apartado pueden diferenciarse 3 objetivos básicos muy relacionados:
• La sensibilización medioambiental de todos los empleados (propios y subcontratados).
• La formación general sobre la gestión medioambiental.
• La competencia profesional de funciones especializadas.
A continuación se muestra un flujograma de este requisito:
Un ejemplo de programa de formación podría ser (siguiendo con el ejemplo del sector transporte):
Como orientación, se propone la siguiente estructura de lo que puede ser un programa de sensibilización medioambiental dirigido a todos los empleados. Este programa tendría una duración aproximada de 15 horas repartidas de la siguiente forma:
Puntos obligatorios:
• Identificar las necesidades de formación sobre medio ambiente.
• Proporcionar formación a los colaboradores relacionados con impactos significativos.
• Elaborar procedimientos de formación para que cada empleado sea consciente de:
- la importancia del cumplimiento de la política, requisitos y procedimientos del SGMA,
- los impactos significativos asociados a sus actividades, o su papel y responsabilidades respecto a la actuación medioambiental, y
- las consecuencias de una falta de seguimiento de los procedimientos operativos.
• Determinar la competencia profesional de funciones especializadas (formación y/o experiencia).
Recomendaciones prácticas:
• Realizar un plan de formación y un registro personalizado.
• Las descripciones de puestos de trabajo pueden servir de base para identificar necesidades.
• Conviene evaluar la eficacia de los conocimientos adquiridos mediante la formación.
• Integrar el procedimiento de formación con el sistema de gestión ISO 9001
C) COMUNICACIÓN
Este apartado contempla tanto la comunicación interna entre todos los niveles de la organización, como la comunicación externa con las partes interesadas (administración, clientes, organizaciones asociadas y sociedad en general).
Respecto a la comunicación interna se puedan formular las siguientes preguntas: ¿es frecuente que dentro de la organización exista una buena comunicación sobre temas ambientales? ¿Se informa a tiempo sobre los incidentes o cualquier tipo de problema? Sería deseable que la respuesta fuese afirmativa.
Pero el medio ambiente no afecta sólo al interior de las organizaciones. De puertas hacia fuera existe un gran interés por saber lo que está pasando, cuáles son los riesgos principales y qué medidas se han puesto en marcha. Por todo lo expuesto queda claro que la comunicación medioambiental debe formar parte del sistema. A continuación se muestra un flujograma de este requisito:
En todos los casos, la comunicación sobre medio ambiente debería ser:
• comprensible por el receptor,
• veraz y verificable,
• bidireccional (entre empleados y Dirección y entre organización y partes interesadas),
• presentada de forma consistente y regular (periodicidad, mismo formato), etc. y
• emitida a través de canales apropiados (boletines, prensa, e-mails, etc.).
Puntos obligatorios:
• Procedimiento para comunicación medioambiental, incluyendo:
- la comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones y
- la forma de recibir, documentar y responder a reclamaciones externas importantes.
• Valorar la posibilidad de efectuar comunicaciones externas de carácter ambiental más amplias y registrar la decisión.
Recomendaciones prácticas:
• Potenciar canales ya existentes para comunicación interna: tablones, boletines internos,...
• Elaborar registro de reclamaciones medioambientales.
• Incluir pautas para comunicaciones extraordinarias como parte de Planes de emergencia.
• Activar comunicaciones externas a medida que madure la gestión medioambiental.
• Aprovechar las posibilidades que ofrece Internet para la comunicación externa.
D) DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA Y CONTROL DE LA MISMA.
Los documentos escritos son un medio para lograr que las actividades se lleven a cabo de una forma consistente desde dentro y fuera de la organización. Las normas ISO 9000 han introducido este concepto en muchas organizaciones pequeñas y medianas, aunque ya se aplicaba desde hace tiempo, especialmente en las grandes compañías.
Gracias a la existencia de un nivel apropiado de documentos en la organización, la actuación medioambiental ya no dependerá del concurso de grandes especialistas, pues existirá una manera de hacer las cosas aceptada por todos los empleados y que estará escrita y disponible en el mismo lugar donde se realizan las actividades.
Sin embargo, nada más perjudicial para una organización que "rendir culto" a los documentos y llenar las estanterías de papeles que no son necesarios. Para determinar el nivel de documentación del SGMA considerado como "apropiado" bastará tener en cuenta consideraciones de sentido común sobre el tamaño de la organización y la complejidad de sus actividades.
La organización necesitará una base documental (o adaptar la base documental del sistema de gestión ISO 9001) para su SGMA. Ello no significará en absoluto cambiar radicalmente y desde un principio la forma de trabajar. La organización deberá redactar de forma clara, resumida y sencilla "qué es lo que hace" sobre la gestión medioambiental (actividades, prácticas, etc.) y posteriormente actuar tal y como haya descrito. Como es natural, las organizaciones que todavía no operan según criterios ambientalmente correctos deberán realizar un esfuerzo de adaptación antes de documentar dichas prácticas.
La norma se adapta a las nuevas tecnologías de la información al señalar que esta base documental puede almacenarse tanto en soporte informático o en formato papel. Muchas organizaciones de transporte medianas y grandes manifiestan su inquietud por "funcionar sin papeles", lo cual proporciona ventajas incuestionables.
Los elementos documentales de un SGMA se estructuran en tres niveles que suelen representarse en forma de pirámide. Es recomendable que la base documental del SGMA siga también esta misma estructura, aunque ello no es obligatorio:
Nivel 1 - Manual de gestión medioambiental
Nivel 2 - Procedimientos
Nivel 3 - Instrucciones de trabajo, formularios y otros documentos
Adicionalmente suele considerarse un 4º nivel: los registros medioambientales (que no se consideran estrictamente "documentos", pero sí forman parte de la "documentación" del SGMA, ya que sirven de demostración del funcionamiento real del SGMA).
La norma exige que la organización disponga de un nivel suficiente de documentación como para describir el funcionamiento básico del SGMA, proporcionando además información sobre otros documentos relacionados. Se requiere, sin citarlo de forma explícita, la creación de un Manual de gestión medioambiental
Los procedimientos son documentos que describen procesos o flujos de actividades y proporcionan una información más completa sobre el SGMA, las responsabilidades y las funciones:
• Describen interrelaciones entre divisiones y departamentos.
• Describen la documentación a utilizar.
• Extensión orientativa: 1-5 páginas cada uno.
Es importante señalar que la norma ISO 14001 es menos exigente que la ISO 9001 en cuanto a la necesidad de disponer de procedimientos escritos del SGMA. De hecho, sólo en dos apartados se pide expresamente que los procedimientos se encuentren documentados:
• Control operacional (apartado 4.4.6).
• Seguimiento y medición (apartado 4.5.1).
En muchos casos puede ser suficiente con poder demostrar al auditor, mediante evidencias alternativas, que un procedimiento (entendido como una sistemática de actuación o una manera de hacer las cosas) está implantado y actualizado. Para ello, cada procedimiento debería quedar resumido en forma de un capítulo del Manual, o bien se debería hacer referencia desde el propio Manual a otro procedimiento, por ejemplo, del sistema de gestión de la calidad.
Es muy poco práctico que todos los procedimientos del SGMA se encuentren unidos en forma un grueso documento, como han venido haciendo algunas organizaciones. Normalmente la utilización y distribución de cada procedimiento debería estar restringida a las zonas de uso indispensables.
Las instrucciones técnicas son documentos que proporcionan una información más detallada (paso a paso) sobre cómo realizar una determinada actividad. Suelen desarrollar un procedimiento en varías partes, cuando la complejidad de los procesos así lo aconseja. También pertenecen a este nivel los planos, fórmulas, especificaciones, impresos del SGMA, etc. Suelen presentarse en forma de una sola página.
En la práctica existirán pocas pautas o instrucciones exclusivas del SGMA. Ejemplos de instrucciones técnicas estrechamente relacionadas con el SGMA podrían ser:
• Instrucción técnica para la gestión de residuos especiales.
• Instrucción técnica para la recogida de vertidos, roturas y derrames.
Puntos obligatorios:
Establecer y mantener actualizada la información, en formato electrónico o en papel, para:
• Describir los elementos básicos del SGMA y su interrelación.
• Proporcionar orientación sobre la documentación de referencia. Recomendaciones prácticas:
• Decidir entre un Manual individual de medio ambiente o integrado con el de calidad.
• El Manual no debería ser excesivamente extenso (del orden de 20-30 páginas).
• Puede seguir la misma estructura que el Manual de la calidad.
• La documentación del SGMA debe ser específica para cada organización.
• Adoptar un enfoque burocrático puede "enterrar" todo el valor añadido potencial del SGMA.
E) CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Los documentos del SGMA no deben confundirse con “papeles” que contienen una información más o menos valiosa, sino que deben verse como "documentos vivos" que son aprobados por una persona autorizada, son revisados periódicamente y, cuando no son vigentes, son destruidos y substituidos por otros.
Conviene subrayar que, aunque el control de la documentación es necesario para asegurar el adecuado funcionamiento del SGMA, la atención principal de la organización debería centrase en la implantación y funcionamiento efectivo de la gestión medioambiental.
A continuación se muestra un flujograma de este requisito.
Los documentos "evolucionan" a medida que se van incorporando modificaciones para un mejor funcionamiento del SGMA y ello es una de las claves de la mejora continua de la actuación medioambiental de la organización. Por este motivo es fundamental "mantener al día" la documentación, como se insiste hasta la saciedad en el texto de ISO 14001. Sí, por ejemplo, se establecieran una serie de prácticas ambientales en los almacenes, pero los empleados siguieran usando los documentos antiguos, los resultados no cambiarían de forma significativa en dicha zona. Esto es precisamente lo que se pretende evitar.
Este requisito es uno de los más temidos en el modelo ISO 9001 ya que suele generar una gran cantidad de trabajo administrativo y burocrático. Además, a la hora de la certificación suele provocar un buen número de no conformidades. En el contexto de la norma ISO 14001 tal vez no tenga la misma importancia, pero también puede ocasionar numerosos problemas. Es imprescindible prohibir el uso de "fotocopias no autorizadas" de cualquier documento del SGMA. Un primer paso para satisfacer este requisito consiste en elaborar el llamado árbol documental, que establece la relación jerárquica entre los diferentes documentos. Así, cuando un documento (por ejemplo un capítulo del Manual) sufre una modificación es fácil detectar los documentos de orden inferior (procedimientos, instrucciones) que deberán adaptarse.
También debería elaborarse una lista de distribución de documentos. De este modo se proporcionan las versiones actualizadas a las personas estrictamente necesarias y se retiran a la vez los documentos obsoletos.
Es absolutamente recomendable utilizar aplicaciones informáticas que simplifiquen la realización de estas tareas rutinarias del control de la documentación (aprobación, edición, distribución, retirada de documentos obsoletos, etc.).
Puntos obligatorios:
• Establecer procedimientos para asegurar que todos los documentos del sistema:
- están localizables y se actualizan sistemáticamente,
- se examinan, se revisan y son aprobados por el personal autorizado,
- las versiones actuales están disponibles donde se lleven a cabo operaciones esenciales,
- los documentos obsoletos son eliminados y en cualquier caso identificados como tales.
• Condiciones que debe cumplir la documentación:
o legible y fácilmente identificable, o con fechas de revisión, o mantenida de forma ordenada y o retenida por un período de tiempo especificado.
• Establecer responsabilidades sobre la creación y modificación de cada tipo de documentos.
Recomendaciones prácticas:
• Debe emplearse a fondo el sentido común y el realismo (no abusar de las firmas).
• Utilizar códigos mnemotécnicos para facilitar las referencias entre documentos.
• Elaborar una lista de distribución de documentos.
• Utilizar aplicaciones informáticas apropiadas simplifica todo el proceso.
• Integración total del control de la documentación con el sistema de gestión ISO 9001.
F) CONTROL OPERACIONAL.
Este es uno de los requisitos más difíciles de interpretar de la norma ISO 14001. Debe abordarse con sentido común, evitando interpretaciones excesivamente estrictas que podrían causar un exceso de burocracia y nula operatividad.
El control operacional engloba un conjunto de procedimientos y controles esenciales para el funcionamiento del sistema, por lo que deberán estar documentados en todo caso. Debe ponerse el énfasis en los aspectos / impactos medioambientales realmente significativos relacionados con la política medioambiental para garantizar:
• el cumplimiento de la legislación,
• la prevención de la contaminación,
• la mejora continua y
• el logro de objetivos y metas.
También se refiere al conjunto de medidas necesarias para garantizar que las operaciones y actividades clave se realizan bajo unas condiciones determinadas por la organización. Deberían definirse las medidas de control aplicables para cada una de las actividades relacionadas con los aspectos medioambientales significativos, ya sea mediante tecnologías correctivas o mediante la prevención, sin descuidar la supervisión y autocontrol.
Las actividades clave son todas aquellas que hacen referencia a los aspectos medioambientales significativos y cuyo correcto funcionamiento es esencial para alcanzar los objetivos propuestos. Bajo este prisma se incluyen tanto las actividades y procesos propios como los aspectos medioambientales relacionados con proveedores y subcontratistas.
Las operaciones y actividades a considerar se muestran en el siguiente gráfico:
La diversidad de procedimientos relacionados con el control operacional puede ser enorme, pero los siguientes pueden ser algunos ejemplos bastante genéricos:
• Evaluación medioambiental de proveedores y subcontratistas.
• Manipulación y almacenamiento de compuestos químicos tóxicos.
• Gestión de residuos sólidos inertes.
• Minimización de vertidos y emisiones.
• Inicio y parada de actividades.
• Cierre temporal de instalaciones.
En general, el criterio para determinar la necesidad de un documento puede basarse en las siguientes preguntas:
• ¿Es necesario el documento "x" para garantizar el buen funcionamiento de la organización?
• ¿La ausencia del documento "x" provocará problemas para cumplir los objetivos previstos?
• ¿Puede substituirse su presencia con una formación adecuada del personal y de los colaboradores?
Cuando la complejidad de las actividades lo requiere puede ser necesario descender un paso más en la escala documental y crear instrucciones técnicas específicas o adaptar las existentes
Puntos obligatorios:
• Identificar aspectos medioambientales significativos asociados a bienes y servicios.
• Identificar actividades asociadas a aspectos medioambientales significativos.
• Planificar dichas actividades para asegurar que se llevan a cabo bajo las condiciones preestablecidas (incluyendo el mantenimiento).
• Procedimientos documentados que cubran situaciones que puedan provocar desviaciones respecto a la política medioambiental, objetivos y metas.
• Establecer criterios operacionales en dichos procedimientos.
• Transmitir procedimientos y requisitos aplicables a proveedores y subcontratistas.
Recomendaciones prácticas:
• Punto crítico: el número de procedimientos que serán necesarios dependerá de la complejidad de las actividades.
• Siempre que sea posible, adaptar la documentación existente.
• Intentar cubrir el máximo de situaciones con cada procedimiento documentado.
• Organizaciones con sistema de gestión ISO 9001 deberían adaptar los procedimientos de
• calidad relacionados con el control operacional (control de lo procesos, compras y otros).
G) PLANES DE EMERGENCIA Y CAPACIDAD DE RESPUESTA
Habitualmente los planes de emergencia tienen como objetivo garantizar la seguridad para las personas en caso de accidentes inesperados o situaciones de emergencia. Se centran en las acciones que deben realizarse inmediatamente después del incidente (ejemplo: evacuación de las instalaciones en caso de incendio) y tienen una estrecha relación con los sistemas de seguridad y salud laboral.
La norma ISO 14001 sólo hace referencia a consideraciones medioambientales derivadas de situaciones de emergencia, pero es evidente que las organizaciones tenderán a realizar planes conjuntos de emergencia para temas de seguridad y medio ambiente.
Los procedimientos de identificación y prevención de riesgos han sido ampliamente desarrollados en el área de seguridad y salud laboral. Las organizaciones ya utilizan habitualmente estas técnicas, por lo que no encontrarán dificultad en aplicarlas al contexto medioambiental.
A continuación se muestra un flujograma de este requisito:
Puntos obligatorios:
• Procedimientos para identificar y responder a accidentes y situaciones de emergencia.
• Incidir en la prevención y minimización de impactos medioambientales asociados.
• Examinar y revisar sus planes y procedimientos de emergencias después de accidentes.
• Ensayar planes de emergencia periódicamente.
Recomendaciones prácticas:
• Relación con riesgos ambientales identificados en fases iniciales.
• Conexión con procedimientos de evaluación de riesgos (seguridad y salud laboral).
• Conviene incluir el contenido de planes de emergencia en la formación medioambiental.
• Integrar planes de emergencia medioambientales con los de seguridad y salud laboral.
