Control y verificacion de la ISO 14001
A) SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
La norma ISO 14001 pretende que las organizaciones realicen un seguimiento periódico de las características clave de sus actividades y operaciones en base a efectuar medidas. Medir es esencial. En el ámbito de la calidad es muy conocida la frase que dice: ’’sólo lo que puede medirse es susceptible de mejorar”. Esto también es perfectamente aplicable en medio ambiente.
Sólo conociendo dichas características clave es posible detectar desviaciones respecto a los objetivos e intentar corregirlas.
La diversidad de parámetros a medir puede ser enorme, pero las organizaciones deberían centrarse en los parámetros clave. Para ello puede ser muy útil fijarse en los aspectos medioambientales de las fases iniciales. Todas estas actividades relativas a la medición y el seguimiento deberían documentarse en forma de uno o más procedimientos. Como resultado de estas mediciones se almacenarán una serie de registros que, entre otras cosas, permitirán evaluar internamente el cumplimiento de la legislación sin necesidad de realizar "auditorías de cumplimiento.
A continuación se muestra un ejemplo de seguimiento y medición del consumo de gasóleo de una flota de vehículos:
Puntos obligatorios:
• Establecer procedimientos documentados de seguimiento y medición.
• Determinar parámetros clave a medir (relacionados con impactos significativos).
• Realizar un seguimiento de los controles operacionales y de objetivos y metas.
• Crear registro de datos para poder seguir la evolución de la actuación medioambiental.
• Mantener y calibrar los equipos de medición y registro correspondiente.
• No hay exigencia de procedimiento documentado, pero sí se requieren procedimientos que incluyan documentación de la información para hacer el seguimiento del comportamiento medioambiental, de los controles operacionales aplicables y de la conformidad con objetivos y metas ambientales de la organización.
Recomendaciones prácticas:
• Identificar parámetros (indicadores) relacionados con objetivos y metas.
• Comprobar que son factibles económica y tecnológicamente.
• Elaborar un procedimiento genérico sobre seguimiento y medición.
• Posibilidad de integración con el sistema de gestión ISO 9001.
B) EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL
Como ejemplo de implantación de este punto se recomienda ver el procedimiento para requisitos legales y otros requisitos
Puntos obligatorios:
• La empresa deberá disponer de uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales, manteniendo registros de dicha evaluación.
• La metodología definida para ello deberá incluir la sistemática, las responsabilidades y la periodicidad para llevar a cabo dicha evaluación, que deberá ser siempre coherente con el plazo de cumplimiento de los requisitos.
C) CONTROL DE LOS REGISTROS
Los registros de medio ambiente son una parte fundamental de la documentación del SGMA, pues son la demostración de que el sistema está funcionando según lo previsto. Normalmente se trata de impresos rellenados por el personal de la organización o resultados de inspecciones y pueden estar en papel o en formato electrónico.
A continuación se muestra un flujograma de este requisito:
Normalmente los registros se realizan como consecuencia del seguimiento de los procedimientos y las instrucciones de trabajo. Cada registro deberá hacer referencia al documento o a la actividad que lo ha generado y asimismo debería llevar el logotipo de la organización o del departamento implicado.
Cada registro tendrá asignado un tiempo concreto de almacenamiento que puede ser más amplio que los registros del sistema de gestión de la calidad, debido a las implicaciones legales que pueden tener los incidentes medioambientales. Como regla general, la mayor parte de registros pueden guardarse durante un plazo de tres años, pues éste es el período de vigencia de la certificación.
Una excepción a este período de 3 años pueden ser los registros de mediciones de parámetros, que no es preciso mantener más que unos meses. Otros registros pueden estar sometidos a un mayor tiempo de retención por motivos legales.
Ejemplos de registros más comunes:
• Registro de quejas.
• Lista actualizada de requisitos legales y otros requisitos voluntarios aplicables.
• Lista actualizada de aspectos medioambientales.
• Actividades de formación.
• Calibración y mantenimiento de aparatos de medida.
• Datos de medición y análisis de parámetros clave.
• No conformidades y acciones correctivas.
• Información sobre subcontratistas y proveedores.
• Informes de auditoría medioambiental (adjuntar informe de revisión inicial).
• Revisiones de la Dirección.
Puntos obligatorios:
• Procedimientos para identificar, conservar y eliminar registros.
• Guardar registros relativos a la formación y los resultados de auditorías y revisiones.
• Mantener registros suficientes para demostrar la conformidad respecto a los requisitos.
• Apariencia: legibles, identificabas y trazables respecto a la actividad, producto o servicio.
• Condiciones de conservación: fácil recuperación, protegidos de daño, deterioro o pérdida y tiempo de retención establecido y reseñado.
Recomendaciones prácticas:
• Los registros deben servir de apoyo a la Dirección en la toma de decisiones.
• Deben dar buena cuenta de que se cumplen los objetivos de la organización.
• Debería ponerse especial atención en la información confidencial para la organización.
• Organizaciones con sistema de gestión ISO 9001 están ya habituadas al manejo de registros y no encontrarán especial dificultad en este apartado.
D) AUDITORÍAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL.
Se trata de una modalidad que comparte muchas características con la auditoría interna del sistema de gestión de la calidad que propone ISO 9001. En ambas se pone el énfasis en la comprobación del correcto funcionamiento del sistema de gestión, en los registros y en la mejora continua del sistema de gestión.
La norma ISO 14001 define esta auditoría como un proceso de verificación sistemático y documentado, para obtener y evaluar objetivamente evidencias que determinen si el SGMA de una organización se ajusta a los criterios de auditoría.
A continuación se muestra un flujograma de este requisito:
Puntos obligatorios:
• Llevar a cabo auditorías periódicas del SGMA.
• Seguir un programa basado en la importancia de las actividades y resultados anteriores.
• Procedimientos para llevar a cabo auditorías del SGMA que determinen:
- el alcance de las auditorías y su periodicidad,
- las metodologías y las responsabilidades y
- los requisitos para realizar auditorías y redactar informes.
• Objetivos de las auditorías del SGMA:
- determinar si se cumplen los planes establecidos para la gestión medioambiental,
- determinar si el SGMA satisface todos los requisitos,
- comprobar que el SGMA ha sido adecuadamente implantado y puesto al día y
- proporcionar información de los resultados a la Dirección.
• La preparación de la auditoría incluye:
- la selección previa del equipo auditor,
- la elaboración de listas de control o de un catálogo de preguntas,
- la inspección de documentos del sistema,
- la consideración de la importancia ambiental de las actividades a auditar y
- la lectura de antiguos informes de auditoría.
• Comenzar realizando auditorías mixtas (personal interno + consultor especializado).
• Incluir en el programa de auditorías las fechas de realización y personal implicado. Todos los
• afectados deberán ser informados a tiempo sobre el tema, la hora y el desarrollo de la auditoría.
• La norma ISO 19011 orienta sobre el diseño de procedimientos de auditoría. La auditoría contiene:
- entrevistas a los empleados,
- inspección de documentación,
- evaluación de las instalaciones y
- observación de actividades.
• Toda la documentación inspeccionada deberá ser anotada. Se documentarán todas las conclusiones de la auditoría.
• Debería garantizarse la independencia del auditor respecto al área auditada.
• Organizaciones con sistema de gestión ISO 9001 pueden formar a sus auditores internos para llevar a cabo auditorías del SGMA (ver orientaciones en ISO 19011).
• En el informe final han de quedar claros los fundamentos materiales sobre los que se basan las conclúsiones de la auditoría.
