Campo de aplicacion de un sistema de gestion medioambiental UNE ISO 14001

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Un sistema de gestión medio ambiental se puede implementar en cualquier organización que desee:

• Implantar, mantener al día y mejorar un sistema de gestión medioambiental.

• Asegurarse de su conformidad con su política medioambiental declarada.

• Demostrar a terceros tal conformidad.

• Certificar su SGMA por una organización externa.

• Llevar a cabo una auto-evaluación de conformidad con ISO 14000.

La familia de normas ISO 14000 está formada por las siguientes normas asociadas:

LA POLITICA MEDIOAMBIENTAL

La política medioambiental es uno de los elementos más importantes del sistema, ya que delimita el marco general y las líneas básicas de actuación de todas las personas de la organización en cuanto a las actividades relacionadas con el medio ambiente. Precisamente, de la propia definición de SGMA aportada por ISO 14001 se desprende que la política medioambiental es el núcleo central sobre el que se articulan todos los demás elementos.

Es el motor para la implantación y la mejora del SGMA de la organización. Por tanto, debería reflejar el compromiso de la Dirección en lo referente al cumplimiento de la legislación y a la mejora continua. Es la base sobre la que se deben establecer los objetivos y metas y su área de aplicación debería ser claramente identificable:

• Apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos o servicios.
• Incluye un compromiso de mejora continua y de prevención de la contaminación.
• Compromiso de cumplimiento con la legislación aplicable en materia medioambiental.
• Proporciona marco para establecer y revisar objetivos y metas medioambientales.
• Está documentada, implantada, mantenida al día y sed comunica a todos los empleados.
• Está a disposición del público.

El siguiente gráfico resume los requisitos de la política medioambiental. 

El modelo de gestión medioambiental definido por la norma ISO 14001 es bastante exigente en cuanto a los compromisos que deberá cumplir dicha política. Aparte de los compromisos básicos, deberá estar documentada, implementada (conocida, aceptada, aplicada) y accesible para el público en general.

De forma práctica, la política medioambiental debería dar respuesta a las siguientes cuestiones:

• ¿Qué compromiso global asume la organización respecto al medio ambiente?

• ¿Qué ámbito de aplicación tiene y cómo se coordina con otras políticas?

• ¿Cómo pretende garantizar dicho

PLANIFICACIÓN

A) ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES.

Aspecto medioambiental es toda actividad que puede generar un impacto medioambiental en la naturaleza. La empresa debe definir cuales son los que ella genera y evaluarlos en función del impacto ambiental que generan.

• Los puntos obligatorios a considerar son:
• Establecer procedimiento (s) para identificar aspectos medioambientales.
• Referencia a actividades, productos y servidos.
• Determinar los posibles impactos medioambientales significativos asociados.
• Considerar los aspectos significativos a la hora de establecer los objetivos.
• Mantener actualizada la información sobre aspectos significativos.
• Inclusión de los aspectos medioambientales relacionados con desarrollos nuevos o planificados, o las actividades, productos y servicios nuevos o modificados.
• Exigencia clara de documentar el resultado del proceso de evaluación de aspectos medioambientales.
• Los aspectos significativos deberán ser considerados cuando se establezca y mantenga el SGMA y como base para el establecimiento de objetivos.

Recomendaciones prácticas:

• Considerar las operaciones en condiciones normales, anormales y de emergencia.
• Considerar las actividades del pasado, del presente e incluso los proyectos futuros.
• Considerar aspectos regulados por ley así como otros no regulados.
• Interesa crear un inventario actualizado de aspectos e impactos medioambientales.
• Posible integración con Evaluación de Riesgos (Seguridad Laboral).
• Conexión difusa con otros procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Es evidente que la situación de la organización puede cambiar y dicha información deberá actualizarse periódicamente. Esta es una tarea que las organizaciones deberán realizar de una forma continua, desde la implantación del SGMA.

Una organización que no tenga implantado un SGMA debería, como primer paso, establecer su situación actual respecto al medio ambiente, por medio de una Evaluación Medioambiental Inicial, cuyo objetivo es la consideración de todos los aspectos medioambientales de la organización para fundamentar el SGMA. Esta evaluación inicial debería cubrir cuatro áreas clave:

• requisitos legales y reglamentarios,
• identificación de los aspectos medioambientales significativos,
• examen de todos las prácticas y procedimientos de gestión medioambiental existente y
• evaluación de la información obtenida a partir de las investigaciones sobre incidentes previos.

Impacto Medioambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, resultante en todo o en parte de las actividades, productos y servicios de una organización.

Aspecto Medioambiental: Elemento derivado de las actividades, productos o servicios de la organización que puede interactuar con el medio ambiente.

Se entiende que entre aspecto e impacto medioambiental existe, o puede existir, una relación de causa - efecto, bien sea directa o indirecta. Cualquier elemento concreto de las actividades, productos o servicios que esté causando algún tipo de impacto sobre el entorno puede ser considerado un aspecto medioambiental.

Un aspecto medioambiental significativo es aquel que tiene o puede tener un impacto medioambiental significativo. El proceso para la identificación de los aspectos medioambientales significativos asociados a las actividades de la organización trata de identificar aquellos que tienen mayor probabilidad de impacto significativo. Se deberían considerar, si pueden ser relevantes, las emisiones atmosféricas, los vertidos de agua, la gestión de los residuos, la contaminación del suelo, el empleo de materias primas y de recursos naturales, así como otras cuestiones medioambientales locales y que afecten a la comunidad.

Los principales aspectos ambientales que se contemplan de cada actividad son los siguientes:

• Generación de residuos.
• Aguas residuales y de consumo.
• Emisiones atmosféricas.
• Consumo energético.
• Ruido exterior.
• Etc.

B) REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS.

El objetivo de este requisito de la norma es que cada organización conozca y tenga acceso a las obligaciones legales relacionadas con el medio ambiente. Mientras la organización no tenga conocimiento de las reglamentaciones vigentes sobre residuos tóxicos, por poner un ejemplo, o de los permisos básicos necesarios para llevar a cabo una actividad que entrañe algún tipo de riesgo, mientras no conozca los requisitos legales que le afectan, tendrá pocas posibilidades de cumplirlos.

La norma nos exige que desarrollemos un procedimiento donde definamos como vamos a identificar los requisitos legales que son de aplicación en nuestra empresa, así como cualquier otro requisito que nos sea aplicable.

Con ello lo que se persigue es que la empresa cumpla con toda la legislación medio ambiental que le aplique

Puntos obligatorios:

• Elaborar un procedimiento para identificar requisitos legales aplicables a los aspectos ambientales de la organización.
• Tener acceso la legislación (actividades, productos y servicios).
• Incluir también otros requisitos que la organización suscriba voluntariamente.
• Asegurar que los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba son considerados en el establecimiento, implementación y mantenimiento del SGMA.

Recomendaciones prácticas:

• Elaborar una lista actualizada con todas las disposiciones aplicables.
• Elaborar "fichas - resumen" de las disposiciones legales vigentes.
• Adjuntar permisos, licencias y otros documentos relacionados.
• Las organizaciones con sistemas de gestión ISO 9001 podrían incorporar los requisitos legales como “especificaciones de clientes".

El siguiente gráfico muestra los tipos de requisitos documentales, técnicos y legales que pueden afectar a las actividades así como los niveles de competencias legislativas existentes.

Las políticas medioambientales de las distintas administraciones se concretan en instrumentos legales que determinan obligaciones concretas. La siguiente tabla ofrece una síntesis. 

C) OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL.

La generación de objetivos constituye la esencia misma de la gestión, ya que para obtener resultados es básico plantearse objetivos que sean específicos y alcanzables dentro del contexto empresarial. El modelo de gestión medioambiental ISO 14001 adopta un enfoque flexible sobre la definición de los objetivos, entendiendo que las organizaciones tienen otras cuestiones que atender, aparte de los temas ambientales.

De la propia política medioambiental deberían desprenderse de forma lógica una serie de objetivos de mejora relacionados con las áreas clave de la organización. Por ello, conviene repasar los compromisos adquiridos en la política como, por ejemplo, la orientación a la prevención de la contaminación. En general los objetivos medioambientales pueden tener un ámbito temporal de dos o tres años y deberán definirse de tal manera que puedan ser objeto de seguimiento.

Las metas serán fines mucho más concretos y acotados en el tiempo (por ejemplo anuales o trimestrales) y desglosarán cada objetivo en varias partes, apuntando en la misma dirección. El siguiente ejemplo ilustra la relación secuencial entre política, objetivos y metas:

Objetivo Medioambiental: Cualquier fin relacionado con el medio ambiente que la organización se proponga alcanzar, medible siempre que sea posible e inspirado en la política medioambiental.

Meta Medioambiental: Requisitos de actuación detallados y cuantificables, si es posible, que emanan.de los objetivos medioambientales y que apuntan en la dirección de éstos en unos plazos determinados.

No existe ningún criterio categórico sobre el nivel de exigencia que deberá asumir la organización en sus objetivos. Lo que se pide es que la organización establezca sus objetivos considerando una serie de puntos, entre los que se encuentran los recursos financieros, sin que ello signifique obligación de emplear metodologías para contabilizar los costes medioambientales.

Este es uno de los puntos más controvertidos de la norma, aunque puede resolverse atendiendo al sentido común. Lo único que se pretende es introducir la flexibilidad necesaria para que las organizaciones pequeñas y medianas puedan funcionar sin que la presencia del SGMA les suponga realizar un sacrificio excesivo.

La organización no podrá realizarlo todo a un mismo tiempo, ni tampoco se exige que así lo haga. Será muy útil contemplar una serie de criterios para decidir qué objetivos van a llevarse a término y en qué orden:

• Centrarse primero en los objetivos y metas que tengan que ver con la actuación medioambiental de la organización y especialmente con el cumplimiento de la legislación y con los aspectos medioambientales considerados significativos. Es conveniente tener en cuenta tanto la legislación vigente como las exigencias medioambientales futuras.
• Definir objetivos capaces de aportar valor a la organización en términos de ahorros económicos cuantificables o de satisfacción de los clientes.
• Los objetivos pueden estar relacionados con la adopción de nuevas tecnologías y especialmente se aconseja emplear la mejor técnica disponible, siempre que sea económicamente viable, eficiente desde el punto de vista de los costes y se juzgue apropiada.
• Adicionalmente conviene también establecer objetivos sobre temas que hagan referencia al propio sistema, como puede ser la formación, la comunicación con las partes interesadas y otros elementos de la gestión medioambiental.

Para este requisito se sugiere la utilización de indicadores de la actuación medioambiental que posibiliten un seguimiento del progreso de los objetivos y metas medioambientales. He aquí algunos de ellos, si bien la lista puede hacerse mucho más extensa:

• Litros de gasóleo consumido / Km recorridos.
• Litros de aceite / Km recorridos.
• Número de incidentes medioambientales por año.
• % de residuo reciclado.
• Inversiones anuales en protección del medio ambiente.

Todo este proceso de planificación (política, objetivos y metas) deberá concretarse en forma de un programa de gestión medioambiental de la organización. Si entendemos que la política medioambiental es el "alma" del SGMA (el camino a seguir), el programa será el "motor" que lo impulsará hacia la consecución de una mejor actuación medioambiental.

El programa es un elemento clave para la implantación adecuada de un SGMA y debería aclarar cómo se conseguirán los objetivos y metas de la organización, incluyendo su planificación en el tiempo y el personal responsable para la implantación de la política medioambiental de la organización (es decir, el qué, cómo, cuándo y quién).

La organización tiene libertad para definir cómo será realmente su programa, pero éste debería estar en estrecha coordinación con los objetivos y las metas medioambientales. La norma exige la asignación de responsabilidades y de los recursos necesarios para cada parte del programa.

Con el fin de tratar elementos específicos de las actividades de la organización, el programa puede estar formado por un conjunto de planes de acción, de tal forma que cada plan de acción es el producto de concretar uno o varios objetivos. Para ser realmente efectivo este programa debería estar integrado dentro del plan estratégico general de la organización y debería incluir un calendario de actividades, una asignación de recursos y unas responsabilidades definidas sobre cada acción.

El programa de gestión medioambiental puede incluir planes de acción sobre procesos, productos, divisiones de negocio, o bien puede centrarse en los sectores típicos del medio ambiente (residuos sólidos, aguas, emisiones atmosféricas, ruido, etc.).

El siguiente ejemplo muestra la relación entre objetivos, metas, recursos y acciones concretas para materializar un objetivo.

Puntos obligatorios:

• Objetivos y metas medioambientales documentados sobre todas las áreas relevantes y consecuentes con el compromiso de mejora continua.
• Al establecer y revisar los objetivos se tendrán en consideración:

1. los requisitos legales,
2. los aspectos medioambientales significativos,
3. las opciones tecnológicas, 
4. los recursos financieros y 
5. el punto de vista de partes interesadas.

• Diseñar programa(s) para alcanzar los objetivos y metas.
• Definir responsabilidades a todos los niveles relevantes.
• Definir medios y plazos en que deben lograrse.
• Actualizar el programa siempre que se realicen nuevos desarrollos o se inicien actividades.

Recomendaciones prácticas:

• De cada compromiso concreto de la política debería desprenderse algún objetivo.
• Deberían ser prioritarios los objetivos derivados del cumplimiento de la legalidad.
• Interesa marcar objetivos que aporten valor a la organización (ahorros cuantificables, satisfacción de clientes, etc.)
• Conviene establecer indicadores o parámetros medibles que muestren el grado de cumplimiento de objetivos y metas.
• El programa debería contemplar IA prioridad de las acciones.
• Se recomienda un estudio medioambiental antes de iniciar nuevas actividades.
• Asignar partidas presupuestarias anuales para asegurar el cumplimiento del programa.
• En algunas organizaciones podría integrarse con ISO 9001.